Strategischer Fokus – Aufgaben priorisieren und Ziele erreichen

Ein typischer Arbeitstag in der heutigen Zeit: Ständig Benachrichtigungen, endlose To-Do-Listen und überfüllte E-Mail-Postfächer. Fokussierung und Priorisierung ist das Gebot der Stunde, aber das ist leichter gesagt als getan.

Tipps zur Erreichung unserer strategischen Ziele

Als mittlere Führungskräfte, die bei TÜV Rheinland Führungspositionen anstreben, sehen wir den Fokus nicht so, wie er in den modernen Medien wahrgenommen wird – nämlich am Urlaubsort ankommen und feststellen, dass man die Zahnpasta vergessen hat – sondern vielmehr auf das Jahresende zugehen und feststellen, dass man überhaupt keinen Urlaub genommen hat.

Konzentration ist eine Fähigkeit, die alle effektiven Manager*innen beherrschen. Sie wissen, dass man das ganze Jahr “beschäftigt” ist, aber wenn man seine strategischen Ziele verfehlt, ist das kein erfolgreiches Jahr. Wie viele andere Dinge haben auch alle Manager*innen unterschiedliche Strategien, um zu steuern, wie die Welt um sie herum ihre Arbeit beeinflusst.

In diesem Blogbeitrag möchten wir dir unsere wirksamsten Tipps zur Erreichung unserer strategischen Ziele vorstellen. Fähigkeiten, an denen wir arbeiten mussten, um den Druck des vergangenen Jahres im MDP-Projekt zu überstehen.

Was willst du erreichen?

Beginne damit, dein Gesamtbild zu entwickeln (oder, wenn du es glücklicherweise schon kennst, dich daran zu erinnern). Was willst du erreichen? Welche Leistungen müssen erbracht werden, welche können aufgeschoben werden? Denke nicht an deine aktuelle To-Do-Liste oder dein E-Mail-Postfach. Wie sieht deine “ideale Gegenwart” im Vergleich zu deinem jetzigen Leben aus?

Identifiziere, was du zu tun hast

Kannst du dir die Schritte vorstellen, die notwendig sind, um dein Ziel zu erreichen? Ohne dies wird dein Ziel nur eine Idee bleiben.

Es stellt sich heraus, dass es für uns schwer vorstellbar ist, was wir tun sollten, um unser Ziel zu erreichen. Aber wir sind oft recht gut darin, anderen Ratschläge zu geben, wie sie ihr Ziel erreichen können. Hier kann ein guter Mentor*in oder Coach oft hilfreich sein und dir helfen, die nächsten Schritte zu bestimmen.

Wenn du niemanden hast, der dich beraten kann, könnte es hilfreich sein, dir folgendes vorzustellen: Jemand, den du als dir ähnlich ansiehst, kommt zu dir, um dich um Rat zu fragen, wie er dieses Ziel erreichen könnte. Was würdest du dieser Person sagen, was sie tun sollen?

Setze keine Prioritäten für Aktivitäten, die nicht zu deinen Zielen beitragen

Wenn alles wichtig ist, dann ist nichts wichtig. Jetzt ist es an der Zeit, deine Liste zu nehmen und deine “To-Do’s” und ausstehenden Aktionen hinzuzufügen. Trägt eine davon zu deinen “großen Zielen” bei? Vergiss nicht, dass es vielleicht nicht immer offensichtlich ist – “eine Gehaltserhöhung zu bekommen” könnte zum Beispiel bedeuten, dass du herausfinden musst, wer für die Entscheidung über deine nächste Gehaltserhöhung verantwortlich ist und die Anfragen dieser Personen gegenüber anderen Aufgaben priorisierst.
Als nächstes fragst du dich für jeden Punkt auf deiner Liste:

• Ist diese Aufgabe wichtig für mich, um meine Ziele zu erreichen und muss sie sofort erledigt werden? (Wichtig und dringend)
• Ist diese Aufgabe dringend, aber nicht wichtig für meine Ziele? Kann ich sie delegieren?
• Ist es nicht wichtig und nicht dringend? Warum tue ich es dann?
• Ist es wichtig, aber nicht dringend? Wann wird die beste Zeit dafür sein?

Die “Eisenhower-Matrix”

Es könnte hilfreich sein, eine “Eisenhower-Matrix” zur Darstellung deiner Elemente zu verwenden. Du kannst sie entweder als vier Kästchen verwenden, in die du deine Elemente einträgst, oder du kannst sie, wie folgt, als Gitter zeichnen.

Vertikal: Wichtig, Nicht Wichtig; Horizontal: Dringend, Nicht dringend; Punkte von links oben beginnend: Antworte auf Kundenanfragen, Schreib deine Memoiren, Plane deine Geburtstagsparty, Geh ans Telefon, Sieh dir nochmal „Die Hard“ an

Stimmen deine Prioritäten mit der Realität überein?

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass etwas, nur weil es für dich nicht wichtig ist, es für jemand anderen wichtig macht (und umgekehrt). Bedenke dies beim Delegieren – jemanden zu finden, der deine Aufgabe als wichtig erachtet, erhöht die Chancen, dass sie richtig erledigt wird.

Denke daran, ständig zu überprüfen, ob deine Prioritäten mit der Realität übereinstimmen. Es bringt nichts, deine Ziele zu erreichen, wenn niemand sie will, vielleicht ergeben sich neue Prioritäten (oder manchmal ist es einfach nicht der richtige Zeitpunkt). Am Anfang ist es nicht einfach, aber mit der Zeit wirst du deine Aktivitäten natürlich auf diese Weise planen. Eisenhower selbst hat die Herausforderung der Prioritätensetzung erfasst: “Wir stehen vor zwei Arten von Herausforderungen, der dringenden und der wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.

Jetzt geh es an und erledige diese wichtigen Dinge!

Bei der Fokussierung und Priorisierung geht es nicht darum, Aufgaben zu sammeln, sondern sie zu erledigen. Es hilft dir, deine Denkweise auf langfristige strategische Planung und Produktivität umzustellen. Wenn du diese Schritte abgeschlossen hast, wird dein nächster Arbeitstag anders aussehen. Du kannst viel tun, um Zeit für dich (und andere) freizubekommen, damit du an dem arbeiten kannst, was wichtig ist. Eine gute E-Mail-Etikette und die Durchführung effektiver Sitzungen sind entscheidend, damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst – unsere Kollegen und Kolleginnen werden in künftigen Kapiteln unserer Blog-Reihe darauf eingehen.

Kehre nun zurück zu deinem gewohnten Arbeitsalltag in der heutigen Zeit – zu deinen E-Mails, verpassten Anrufen und deiner To-Do-Liste: Worauf konzentrierst du dich jetzt?