Remote Team leader – Remote Work richtig managen

Aus verschiedenen Gründen werden manche Manager*innen, wenn es um Remote Work geht, ein wenig nervös. Es scheint, als würden sie Mobile Work mit mangelnder Kontrolle und Leistungsabfall in Verbindung bringen.Ihr könnt euch also ihre Reaktion vorstellen, als Remote Work in den meisten Ländern und für eine unbekannte Zeit aufgrund der Corona-Krise zur neuen Arbeitsorganisation wurde.

Remote Work – sich der Herausforderung stellen

Einige Umfragen haben gezeigt, dass die größten Ängste von Manager*innen in Bezug auf Mobile Work folgende sind: Verlust der Kontrolle über die zu verrichtende Arbeit, mangelnde Wahrnehmung der “Stimmung” im Team und Ausfall des Informationsflusses.

Remote Work ist weltweit eine der Nebenwirkungen der Corona-Krise. Teams, die es nicht gewohnt sind, außerhalb des Büros zu arbeiten, sind ohne Vorankündigung und Vorbereitung kopfüber in eine unerforschte Welt eingetaucht.

Wie kannst du als Manager*in ein effizientes und positives Management aufrechterhalten, während du das Gefühl hast, die Kontrolle zu verlieren?
Der erste Reflex einer Führungskraft ist, das Unternehmen zu schützen, aber ohne ein informiertes und organisiertes Team kann es nicht effizient arbeiten. In instabilen Situationen wie dieser Krise liegt es in der Verantwortung der Teamleader*innen, neue Arbeitsbedingungen zu schaffen, unter denen alle die Ziele des Teams erreichen können. Die Kommunikation ist eine offensichtliche Herausforderung, und sie muss an die Umstände angepasst werden. Die Art und Weise, wie Informationen gesendet und empfangen werden, ist entscheidend.

Im Management Development Program (MDP) lernten wir Kommunikationstechniken kennen und bekamen Tipps zur Überwindung dieser “Management-Distanz”. Die Kenntnis unseres Führungsstils und dessen Auswirkungen durch die Distanzierung des Managements war der erste Schritt, um die erforderliche Flexibilität zur Anpassung unseres Managements zu erreichen.
Während des MDP-Programms untersuchten wir alle Verantwortlichkeiten der Führungskräfte genauer: Planung, Organisation, Kommunikation, Leitung, Kontrolle – Wie können wir die Theorie angesichts der Lehren, die wir aus der aktuellen Krise gezogen haben, verfeinern?

Mache dir deinen Führungsstil bewusst

Führen ist schon schwer. Noch schwieriger ist es, ein entferntes Team zu führen. Berühmte Führungspersönlichkeiten aus den letzten Jahrzehnten haben mit sehr unterschiedlichen Ansätzen Ergebnisse erzielt.

Während der ersten MDP-Sitzung wurden wir gebeten, darüber zu sprechen, was für ein Führungstyp wir sind und was für ein Typ wir sein möchten. Diese Selbstreflexion ermöglichte es uns, uns unserer Stärken und Schwächen bewusst zu werden und zu erkennen, ob wir auf dem richtigen Weg sind.

Führungsstil in Zeiten von Remote Work

Jeder der 22 Teilnehmenden beschrieb seinen Stil mit eigenen Worten: transparent, authentisch, vertrauenswürdig, verlässlich, verantwortungsbewusst, sozial kompetent, verschiedene Perspektiven wertschätzend, Konzentration auf die Stärken, Glaube an die Person, Einbinden des Teams, uns das Gefühl geben, dass “WIR es geschafft haben”… Keiner von uns hat das Wort “befehlend” verwendet. Würde Margaret Thatchers Führung heute bei den “Millennials” funktionieren? Und gibt es den besten Führungsstil, um ein Team in einer Remote Work Organisation erfolgreich zu führen?

Die Prinzipien guter Führung

TÜV Rheinland hat drei Führungsprinzipien definiert.

Ermächtigung:

Wir sind agil in unserem Führungsansatz. Flexibilität ist in diesem Zusammenhang die wichtigste Eigenschaft: die Fähigkeit, reibungslose Prozesse aufzusetzen und sich an die Ungewissheit anzupassen.

Fairness:

Wir etablieren eine proaktive Kommunikationskultur. Effektive Kommunikation – Führungskräfte steuern Dialogsituationen aktiv und systematisch. Wir berücksichtigen nicht nur die sachliche, sondern auch die emotionale Ebene in unseren persönlichen Interaktionen.

Performance-Management:

Wir ermutigen unsere Mitarbeitenden, ihre eigenen Entscheidungen zu treffen. Setze klare Spielräume und Richtlinien für die Entscheidungsfindung. Vertrauen statt Mikromanagement.

Führung und Management werden leicht verwechselt. Führung kommt der Fähigkeit nahe, seine Leute zu inspirieren. Management bedeutet, ein Team so zu führen, dass es ein Ziel erreicht.

Der Führungsstil ist Teil der Persönlichkeit und Geschichte einer Führungskraft. Management kann gelehrt und bei Bedarf angepasst werden.
Die Kenntnis deines Führungsstils hilft dir, dein Management an die Situation anzupassen, mit der das Team konfrontiert ist.

In einer Remote Work Organisation müssen Manager*innen an einer starken Kommunikation und Koordination arbeiten.

Schlüsselfaktor: effektive Kommunikation

Es ist nicht neu, dass Kommunikation ein zentrales Element des Managements ist. Für Remote Management könnte sie sogar noch wichtiger sein, da kleine Fehler tendenziell größere Auswirkungen haben oder schwieriger aufzuholen sind.

Interpretation ist bereits eine ernsthafte Krankheit der professionellen Kommunikation. Aber mit der Entfernung kann es noch schlimmer werden, da es weniger Möglichkeiten gibt, Dinge zu klären. Wir könnten versucht sein, E-Mails zu schreiben, wenn wir unser Team nicht treffen. Aber die mündliche Kommunikation ist immer noch unerlässlich, um engen Kontakt zu halten.

Das Gleichgewicht finden

Im MDP-Programm haben wir die wichtigsten Zutaten für eine effektive Kommunikation analysiert: Sie erfordert ein Gleichgewicht zwischen Zuhören (1) und Durchsetzen (2).

Einige Punkte könnten bei Remote Management eine gewisse Wichtigkeit haben:

1. Zuhören (Empfangen)

• Zuhören: Oftmals können wir unseren Gesprächspartner*in nicht sehen. Umso wichtiger ist es: genau ZUHÖREN, um die Stimmung wahrzunehmen und Missverständnisse zu vermeiden.
• Fragen/Spiegeln: Auch hier gilt: Wenn wir ein Feedback bekommen möchten und wissen wollen, wie die Botschaft angekommen ist, müssen wir FRAGEN. Darüber hinaus ermutigen wir die Person mit Spiegelfragen, das Gesagte weiter zu vertiefen, ohne sie inhaltlich in einer bestimmten Richtung zu beeinflussen.
• Zusammenfassen: Dies ermöglicht, Klarheit zu schaffen und sicherzustellen, dass wir alle die gleiche Botschaft erhalten haben.

2. Durchsetzen (Senden)

• Ziele deutlich machen und ermutige deine Gesprächspartner*innen, diese zu wiederholen, damit es keinen Raum für Interpretationen gibt. Das hilft, das Team stärker miteinzubeziehen.
• Eine klare Aussage machen – Verwende einfache Sätze, die leicht verständlich sind. Wiederhole deine Hauptaussage. Die Gesprächspartner*innen könnten sonst den Überblick verlieren.
• Ruhig und konzentriert bleiben: Damit sich die Person auf deine Aussage konzentriert und nicht auf dienen Tonfall.

Die übliche Regel, um eine ausgewogenen Redezeit zu gewährleisten gilt natürlich nach wie vor, wenn wir über Remote Kommunikation sprechen. Wir sollten daran denken, dass der Zweck der Kommunikation nicht darin besteht, zu versuchen, “gegen den Gegner zu gewinnen”.

Virtuelle Meetings für das Zusammengehörigkeitsgefühl

Zurzeit haben virtuelle Besprechungen die persönlichen Treffen, Gespräche auf dem Flur und kurze Plaudereien vor der Kaffeemaschine ersetzt.
Die Einführung eines Rituals von geplanten täglichen und/oder wöchentlichen Treffen ist von entscheidender Bedeutung. Das Ziel ist, wie immer, ein kluges Gleichgewicht zu erreichen.

Zu wenige Sitzungen könnten dazu führen, dass sich die Teammitglieder isoliert fühlen. Zu viele Sitzungen … Nicht nötig den Satz zu beenden, das haben wir alle erlebt.
Wir haben die interessante Erfahrung gemacht, dass Stress sehr viel schneller zunimmt, wenn die Möglichkeiten zur Kommunikation und zum Erfahrungsaustausch reduziert werden. Und natürlich noch mehr, wenn der Kontext selbst Angst auslöst.

Es liegt in der Verantwortung der Führungskraft, Gelegenheiten zu schaffen, die es den Teammitgliedern ermöglichen, Erfahrungen, Probleme und Erfolge auszutauschen. Themen, die vielleicht beim traditionellen Management weniger spontan zum Ausdruck kommen können.

Remote Work hängt oft mit der Sorge der Teamleiter*innen zusammen, den Kontakt zum Team zu verlieren. Vielleicht erleben Führungskräfte hier sogar eine Überraschung!

Distanzmanagement bedeutet nicht, dass man den Kontakt zum Team verliert – es könnte zum Gegenteil führen. Durch die Einrichtung regelmäßiger Kommunikationszeiten und die Kommunikation in kleineren Gruppen oder sogar mit einzelnen Mitarbeitenden könnte die Führungskraft näher an ihre Teammitglieder herankommen, als wenn sie sich täglich treffen. Die Beziehung zum Team kann mit der Entfernung sogar stärker werden.

Tipps für Dein virtuelles Meeting

Man könnte meinen, dass es einfacher ist, mehr Teilnehmende zu einem virtuellen Treffen einzuladen. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall. Die Teilnehmenden neigen dazu, schneller den Fokus zu verlieren als bei persönlichen Treffen, wenn das Thema nicht direkt in ihrem Interessenbereich liegt (ganz zu schweigen von Verbindungsproblemen und anderen Ärgernissen, deren Wahrscheinlichkeit mit der Anzahl der Teilnehmenden steigt).

Die Dauer eines Treffens (abhängig von der Tagesordnung und der Anzahl der Teilnehmenden) ist für Remote Meetings entscheidend. Wir empfehlen, eine lange Sitzung in mehrere kurze und sehr konzentrierte Einheiten aufzuteilen, bei denen die Ablenkungen begrenzt sind.

Das Zugehörigkeitsgefühl zu einer Gruppe kann durch Remote Work beeinträchtigt werden, aber es ist auch möglich, diesen Effekt durch aktive und strukturierte Kommunikation zu kompensieren: Informationsgespräche, um das Team über das Geschehen im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten, Workshops, informelle Kommunikation. Da Remote Kommunikation weniger Raum für Improvisation und Spontanität in der Beziehung lässt, ist es auch wichtig, einige Räume für Geselligkeit neu zu erschaffen (wie virtuelle Kaffeepausen). Andernfalls kann die berufliche Beziehung auf eine rein formale Zusammenarbeit reduziert werden, die nur auf strengen Zielvorgaben basiert.

Organisation der Arbeit in Remote-Teams

Die Organisation wird besondere Aufmerksamkeit erfordern. Der
Manager*in hat die Aufgabe, ein Gleichgewicht zwischen der “Gruppenorganisation” und der “persönlichen Organisation” der einzelnen Teammitglieder herzustellen. Remote Management kann in der Tat das übliche Gleichgewicht zwischen Vertrauen und Kontrolle beeinträchtigen.

Delegiere, anstatt ein “Kontrollfreak” zu sein: Das wirkliche Bedürfnis der Teammitglieder ist es, deinen Entscheidungsspielraum zu kennen, sodass sie regelmäßig Bericht erstatten, anstatt ständig um Bestätigung bitten zu müssen.
Mikromanagement zu vermeiden ist das Ziel:

• Prioritäten und Erwartungen klar kommunizieren
• Kläre oft die Ziele, um die Mitarbeitenden auf der gleichen Spur zu halten
• Bitte die Mitarbeitenden um Feedback zu Bereichen, in denen sie Unterstützung benötigen
• Seie dir darüber im Klaren, was du wissen musst und diskutiere mit den Teammitgliedern, wie ihr Informationen austauschen könnt

In einigen Situationen ist mehr Berichterstattung erforderlich. Sie sollte jedoch nicht so weit gehen, dass sie als mangelndes Vertrauen ausgelegt werden könnte. Eine formellere Terminplanung ist sicherlich notwendig, da kurze Absprachen im Vorbeigehen nicht mehr möglich sind.

Einige Ideen für kreatives Management

Je nach den Profilen der Mitglieder eines Teams kann sich der Manager*in auch einige Anpassungen vorstellen. Wir haben bereits erwähnt, dass das Gefühl der Isolation den Stress beschleunigen und verstärken kann. Aber Lösungen können in der Arbeitsorganisation gefunden werden:

• Partner*innen bestimmen, die gemeinsam an bestimmten Aufgaben arbeiten
• Organisation von kurzen Workshops, um die richtigen Personen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen
• Persönlicheres Coaching einiger Mitglieder des Teams, um ihnen beim Zeitmanagement, Projektmanagement, Kundenbeziehungen usw. zu helfen.
• Strukturierung der Kommunikation, um einen Rahmen zum Informieren, Berichten, Teilen und Unterstützen zu bieten

Remote Team Leader*in – Der Superheld*in des Managements?

Es ist zu erwarten, dass Mobile Work Teil der “neuen Normalität” werden wird. Was wir in den letzten Monaten erlebt haben, wird dazu beitragen, die zukünftige Arbeitsorganisation aufzubauen. Führungskräfte müssen sich bereits jetzt die Vorteile dieser Art der Arbeitsorganisation vor Augen führen.

In unserem Blog-Artikel stand viel “mehr”: mehr Kommunikation, mehr Terminplanung, mehr Coaching, mehr Flexibilität …
Bedeutet das, dass der Manager*in ein Superheld*in sein muss, wenn es um Remote Management geht?
Die Antwort ist nein, natürlich nicht!

Es gibt kein magisches Rezept, aber einige Grundzutaten, die schon immer im Herzen des Managements lagen: Organisation und Kommunikation. Die Führungskraft muss sich selbst und das Team gut genug kennen, um ihr Management entsprechend anzupassen und das Gleichgewicht wiederherzustellen, das sie für das Management im Büro gefunden hat.

Letztendlich ist alles eine Frage der Flexibilität und des Versuchs, ständig aus der Praxis zu lernen.