Digitale interne Kommunikation: Menschen verbinden

Es war während meines dualen Maschinenbaustudiums, mitten in der Klausurphase. Der Schreibtisch im Büro lag voll mit Arbeit, der Zuhause noch viel mehr. Von den Kollegen verabschiedete ich mich mit den Worten ins Wochenende: „Ich gehe mich jetzt einschließen und lerne für die Klausuren …“

Ein Kollege meinte noch im Vorbeigehen: „Nicht EINschließen. Du musst Dich ANschließen!“. Jaja, noch mehr Sprüche, dachte ich mir, fuhr nach Hause, setzte mich in eine ruhige Ecke und fing an zu lernen. Der Kopf brummte, eine Fliege summte, in der Ruhe kam mir jede Ablenkung gelegen. Der Fortschritt wollte sich nicht richtig einstellen, es hakte hier und da.

Dann meldete sich ein leidgeplagter Kommilitone per Skype, er hatte ähnliche Probleme. Wir waren nicht die Einzigen. Nach und nach glühte der Internetanschluss und die halbe Studiengruppe war online. Plötzlich lief es! Jeder hatte zu irgendeiner Fragestellung etwas zu sagen. Zu jedem Problem kam die Lösung als Foto direkt ins Postfach. Wir stachelten uns gegenseitig an, brachten uns gegenseitig voran, und schließlich blieb tatsächlich auch noch Zeit für die Couch und etwas Entspannung über – PLUS ein gutes Gefühl für die kommenden Klausuren. DAS hatte der Kollege also mit ANschließen gemeint! Super!

Interne Kommunikation 4.0

Miteinander geht alles besser. Als Team lösen wir Probleme. Kommunikation bringt uns hier nach vorne! Zum Glück gibt uns TÜV Rheinland dafür eine ganze Reihe Hilfsmittel an die Hand wie z.B. Telefone, Lync, E-Mail-Postfächer, aber auch ein Telefonbuch mit den Raumnummern, damit man die Kollegen auch mal persönlich aufsuchen kann. Die Technik geht hier sogar noch einen Schritt weiter und vernetzt viele Möglichkeiten miteinander.

Ruft uns jemand an, bekommen wir per Lync den Namen und meistens auch ein Foto des Anrufers auf dem Bildschirm angezeigt. Verpassen wir einen Anruf, leuchtet eine kleine rote LED am Telefon auf, aber auch eine E-Mail informiert über die verpasste Kommunikation. Mit einem Rechtsklick auf den Namen lassen sich aus vielerlei Programmen direkte Anrufe starten oder alternativ kann man einen Chat wählen. Selbst der Bildschirm lässt sich mit wenigen Klicks teilen und Dokumente gemeinsam bearbeiten.

Digitale Kommunikation geht nur gemeinsam

Dass man im Tagesgeschäft nicht immer Zeit hat, einen Anruf anzunehmen oder auch mal im Haus unterwegs ist, ist ganz klar. In diesem Fall greife ich dann häufig zur E-Mail. Etwas unpersönlicher als das Telefonat, aber immerhin ist die Information, die gerade im Kopf ist, dann fixiert und an den Empfänger unterwegs. Leider bleibt aber auch diese Kombination immer häufiger unbeantwortet.

Ich kann mich an Kundenumfragen erinnern, die als größtes Manko eine schwere Kontaktaufnahme bemängelten. Irgendwie trifft das aber aus meiner Sicht nicht nur auf die Kunden zu. Intern würde ich das auch ganz oben auf die Liste setzen, was verbessert werden muss.

Daher mein Tipp an die Kollegen: EINschließen funktioniert nur begrenzt. Sich den Kollegen ANschließen, zurückrufen, E-Mails beantworten, miteinander kommunizieren – das bringt uns zusammen. Und nur zusammen kommen wir weiter!

Flurfunk, Gerüchteküche und dergleichen, alles unnötige Zeit- und Energiefresser! Und oft entwickeln die sich auch noch zum Selbstläufer, nur leider in die völlig falsche Richtung! Alles Sachen, die sich durch eine offene Kommunikation verhindern lassen. Und der erste Schritt dazu geht ganz einfach: Rufen Sie zurück. Beantworten Sie Mails. Reden Sie miteinander.