Wer hätte das noch vor einem Jahr gedacht. Die Welt hat sich sehr verändert. Leben auf Distanz – beruflich wie privat – ist das neue Normal.

Unser neuer Alltag im Homeoffice

Seit März 2020 sitze ich größtenteils im Homeoffice. Mit dieser Situation bin ich nicht alleine. So wie mir geht es inzwischen tausenden Arbeitnehmer*innen in Deutschland. Wir haben uns das nicht ausgesucht. Das Corona-Virus und die Pandemie haben uns über Nacht ins Homeoffice versetzt – ob wir wollten oder nicht. Also sitzen wir nun tagein tagaus am Küchentisch, im Wohnzimmer oder, wer Glück hat, in einem eigens dafür vorgesehen Gäste- oder Arbeitszimmer – mal besser, mal schlechter ausgestattet. Ein paar ganz pfiffige Kolleg*innen haben inzwischen bereits Monitore, Headphones und Bürostühle aus dem Unternehmen ins Homeoffice überführt. So lässt es sich dann doch recht gut arbeiten. Fast wie im Büro.

An dieser Stelle einmal ein Dankeschön an alle Arbeitgeber*innen, die es uns in der Kürze der Zeit ermöglicht haben, den Arbeitsplatz so unproblematisch über einen langen Zeitraum hinweg nach Hause zu verlagern – allen Widrigkeiten zum Trotz. Nun organisieren wir also Kinder, Küche, Wäsche, Haushaltshilfen, Handwerker*innen sowie Ehemänner bzw. -frauen rund um unseren Heim-Arbeitsplatz herum. Die Post- und Paketzusteller*innen kennen wir inzwischen besser als unsere Nachbarn.

Die Tücken einer Videokonferenz

Und auch das Arbeiten von zu Hause aus funktioniert immer besser. Eine gute Selbst-Organisation und ein bisschen Disziplin machen das bisher als unmöglich gedachte schlussendlich doch möglich. Was allerdings zu kurz kommt, ist der tägliche Austausch mit den Kollegen*innen. Diese sehen bzw. hören wir meist nur noch virtuell per Video-Call oder Videokonferenz. Moderne Softwaretools wie ZOOM, Teams, Skype o.ä. machen es möglich – auch über Ländergrenzen hinweg. Immerhin, so bleiben wir wenigstens auf Distanz in Kontakt. Wenn da nicht die Technik wäre, die uns manchmal einen Strich durch die Rechnung macht.

Störgeräusche in der Leitung? Systemabsturz mitten in der Videokonferenz? Ausfall der Laptopkamera? Tonlose Kolleg*innen, weil das Mikro auf „Stumm“ gestellt ist? Webinare ohne Teilnehmende, weil die Zugangsdaten nicht eingetroffen sind? Plüschtiere als neue Gesprächsteilnehmende? Ja, all das kennen wir inzwischen. Und wir tragen es mit Fassung und einem Quäntchen Humor. Mal liegt es an der Internet-Verbindung. Mal liegt es an der Technik. Und manchmal liegt es auch an uns selbst, da wir uns erst mit den Systemen vertraut machen mussten.

 

Meine Tipps für eine gelungene Telefonkonferenz oder Videocall

Kopfhörer – Ja oder Nein?

Nutzt, wann immer möglich, ein Headphone oder den Kopfhörer eures Mobiltelefons. Damit lässt sich die Kommunikation besser steuern und Störgeräusche von außerhalb unterdrücken. Es empfiehlt sich, den Ton während des Zuhörens auf Mute zu schalten, um zu verhindern, dass Störgeräusche in der Umgebung von allen wahrgenommen werden. Einige Headsets verfügen über eine Hinweisfunktion, wenn man wieder mit dem sprechen beginnt, während der Ton noch auf „Mute“ steht. Auch das Smartphone sollte während einer Videokonferenz selbstverständlich auf „lautlos“ gestellt sein.

Kamera aus oder an?

Die Videokamera solltet ihr nutzen, wenn es sich um einen Videocall handelt. Stellt in diesem Fall sicher, dass Hintergrund, Umgebung sowie Kleidung und persönliches Auftreten angemessen sind. Viele Systeme bieten die Möglichkeit, einen virtuellen Hintergrund einzublenden. Das macht den Videocall professioneller, solange es sich nicht um die Standszene aus dem letzten Thailand-Urlaub handelt. Und ein professionelles persönliches Äußeres versteht sich von selbst. Und denkt immer daran: Bei einem Videocall können die Teilnehmenden wirklich alles sehen!

Maximale Teilnehmerzahl?

Eine optimale Teilnehmerzahl für eine Telefonkonferenz gibt es nicht. Zwischen 2 und 200 Teilnehmenden ist alles möglich. Dennoch gilt: weniger ist mehr. Je mehr Teilnehmende, desto eher kommt es zu Unterbrechungen oder Zwischenrufen. Daher sollten Videokonferenzen mit sehr vielen Beteiligten klaren Leitlinien folgen – Wortmeldungen sollten über ein Handzeichen angezeigt werden. Es ist sinnvoll, bereits zu Beginn des Calls darauf hinzuweisen. Zudem empfiehlt es sich, rechtzeitg vor dem virtuellen Meeting eine Agenda an alle Teilnehmenden zu versenden. So können sich die Teilnehmenden optimal auf das Meeting vorbereiten.

Braucht jedes Meeting eine*n Moderator*in?

Eine Moderation ist immer dann sinnvoll, wenn mehr als zehn Teilnehmende zu einem Videocall zusammenkommen. So lässt es sich besser durch ein Meeting leiten und durch die Agenda führen. Wichtig ist auch, das Kommunikationsverhalten der Technik anzupassen:

  • Lasst den jeweils Sprechenden immer ausreden
  • Schaut nach Möglichkeit direkt in die Kamera
  • Verzichtet auf wildes Gestikulieren

Maximale Dauer einer Videokonferenz?

Ein Videocall oder eine Telefonkonferenz sollte nicht länger als eine Stunde dauern, da sich die Aufmerkssamkeitsspanne ansonsten deutlich absenkt. Ist die Notwendigkeit gegeben, einen Videocall über einen längeren Zeitraum anzusetzen, sollten feste Pausenzeiten definiert und eingehalten werden.

Lieber Bildschirm teilen oder Dokumente und Materialien vorher rumschicken?

Verfügen die Teilnehmenden über nur einen Bildschirm, sollten Dokumente über diesen im Rahmen des Videocalls geteilt werden. Somit haben alle Zugriff darauf. Im Homeoffice besteht oftmals nicht die Möglichkeit, Dokumente auszudrucken oder sich auf einen zweiten Bildschirm anzusehen, da nicht alle über eine komplette Büroausstattung verfügen. Denkt auch daran, euren Rechner vorher aufzuräumen bzw. nicht genutzte Softwaretools zu schließen. Denn peinliche Partyfotos oder private Unterlagen sollten nicht Teil eines professionellen Videocalls sein, wenn der Bildschirm geteilt wird.

Wie mit Unterbrechungen – technisch oder von außen – umgehen?

Unterbrechungen sind nicht ungewöhnlich und kommen häufiger vor. Es klingelt an der Tür oder die Kinder verlangen nach Aufmerksamkeit. Nehmt Unterbrechnungen mit Humor und klinkt euch, nach vorheriger Ankündigung, kurz aus dem Videocall aus. Eure Kolleg*innen und Vorgesetzen werden Verständnis haben, denn ihnen geht es in der aktuellen Situation ja auch nicht anders. Hilfreich ist auch der Hinweis „Bitte nicht stören“ an der Tür und dass ihr euch in einem Telefon-/Videocall befindet, sofern ihr über ein gesondertes Arbeitszimmer verfügt.

Vergesst das Gesprächsprotokoll nicht!

Sollte es während eines virtuellen Meetings zu technischen Problemen kommen, könnt ihr mit einem im Anschluss versandten Gesprächsprotokoll sicherstellen, dass alle Teilnehmenden wichtige Informationen und Ergebnisse erhalten haben.

Wenn das Internet Schluckauf hat

Vorhin erst sah ich den Techniker der Telekom am Schaltkasten auf der anderen Straßenseite arbeiten. Mein erster Gedanke: hoffentlich fällt das Internet nicht aus. Ausgefallen ist es nicht, aber es hatte danach wohl ein wenig Schluckauf, denn die Verbindung erschien mir etwas instabil zu sein. Der Schluckauf hat sich dann schnell wieder gelegt. Gut so, denn die nächste Telefonkonferenz steht im Kalender.

Ich freue mich darauf, kann ich mich so endlich wieder mit ein paar liebgewonnenen Kolleg*innen austauschen – über die Arbeit, das aktuelle Projekt, aber auch über das allgemeine Befinden, das Wetter, den Paketdienst, der gerade bei meiner Kollegin klingelt, den letzten Spaziergang oder was sonst noch so den derzeitigen Alltag belebt und lebenswert macht. Mal sehen, wie lange es noch dauern wird, bis wir alle wieder zur alten Normalität zurückkehren werden. Wenn überhaupt.

Autorin des Beitrags

Regine Gralla-Züge

Regine Gralla-Züge

Marketing Managerin

Regine Gralla-Züge ist Marketing Managerin in Köln. So vielfältig wie ihre Arbeitsgebiete und ihre Fachexpertise, sind ihre Stationen bei TÜV Rheinland: internationale Aus- & Weiterbildung, Gesundheit & Sicherheit am Arbeitsplatz, Messen & Events. In ihrer Freizeit liest sie gerne Krimis oder reist nach Italien. Neben italienischem „Dolce Vita“, guter Küche sowie Kunst & Kultur, schlägt ihr Herz für den Fußballverein S04.

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