6. Expert Meeting – Planung einer Online-Veranstaltung

Unser 6. Expert Meeting als Online-Veranstaltung zu planen, das war keine leichte Aufgabe. In meinem Beitrag erfahrt ihr, wie es dazu kam und warum die Zeichen der Zukunft auf „hybrid“ stehen.

Warum es das Expert Meeting braucht

Wie in meinem letzten Blogbeitrag schon angedeutet, findet einmal jährlich das Expert Meeting „Emissionsüberwachung bei genehmigungsbedürftigen Anlagen“ statt. Als Geschäftsfeldleiter im Immissionsschutz habe ich es vor sechs Jahren ins Leben gerufen.
Dabei waren mir nachfolgende Punkte wichtig:

1. Unsere Kunden sollen frühzeitig über neue Entwicklungen im Bereich des Immissionsschutzes informiert werden
2. Der Erfahrungsaustausch zwischen Behörden, Betreiber und Dienstleister (TÜV Rheinland) soll im Vordergrund stehen
3. Die Kundenbeziehung und- bindung soll durch diese jährliche Veranstaltung gestärkt werden

Die Teilnahme an vergleichbaren Veranstaltungen ist meistens recht teuer und die Inhalte sind nicht ausschließlich auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten. So kam bei mir die Idee auf, unsere eigene Weiterbildungs-Veranstaltung ins Leben zu rufen. Ziel ist es, unsere Kund*innen frühzeitig über wichtige Neuerungen zu informieren und durch Praxisbeispiele sowie im Dialog mit Expert*innen die wichtigen Inhalte ansprechend zu vermitteln.

Das 3. Expert Meeting 2018 – als Vor-Ort-Veranstaltungen noch möglich waren

Die Organisation liegt komplett bei einer Kollegin und mir. Gemeinsam erstellen wir das Programm und überlegen, welche Referent*innen wir einladen können: Von Anlagenbetreibenden über Behördenvertretungen, Rechtsanwälte bis hin zu Politiker*innen.

Für unsere erste Veranstaltung im Jahr 2016 hatten wir uns als Ziel gesetzt, 30 bis 50 Anmeldungen zu generieren. Insgesamt hatten wir 91 Anmeldungen. Ein voller Erfolg also! Seitdem fand jedes Jahr ein Expert Meeting statt, bis die Corona-Krise kam.

Online-Veranstaltungen und ihre Herausforderungen

Letztes Jahr sollte das 5. Expert Meeting im Frühjahr stattfinden. Corona-bedingt verschoben wir es in den Herbst, in der Hoffnung, es wie gewohnt veranstalten zu können. Konnten wir nicht, es fand das erste Mal online statt. Die Aufregung war groß, geklappt hat alles reibungslos – eine gute Basis, auf der wir in diesem Jahr aufbauen konnten. Denn auch unsere Hoffnung, das 6. Expert Meeting als eine Hybrid-Veranstaltung aufleben zu lassen, mussten wir aufgeben. Das Risiko angesicht der steigenden Inzidenzzahlen war uns zu groß, sodass wir gleich eine Online-Veranstaltung planten.

Vor Ort waren nur die Referent*innen, der Moderator (das bin ich), eine Kollegin aus dem Organisationsteam und die Techniker*innen anwesend. Für die Sicherheit war vorgesorgt: Wir hatten Schnelltests zur Verfügung, hielten die Abstandsregeln ein und alle, die nicht vor der Kamera standen, behielten ihre Maske auf. Angespannt und aufregend war die Situation trotzdem. Nach so viel Planung, Organisation und Mühe hofften wir, dass alles klappen würde und unseren Teilnehmenden die Veranstaltung gefällt.

Das technische Equipment

Vor allem ist es auch für unsere Speaker etwas anderes, vor 100 Leuten oder in eine Kamera zu sprechen. Bekommt man sonst direktes Feedback von den Zuhörenden, war der Kontakt auf die Chat-Funktion beschränkt, über die Teilnehmende Fragen stellen konnten.

Eine besondere Herausforderung kam noch hinzu: Zwei der Referent*innen konnten nicht anwesend sein und mussten online zugeschaltet werden.

Der Testlauf hat gut funktioniert, aber Technik hat ja manchmal so ihre Tücken. Ob auch am großen Veranstaltungstag alles glatt gehen würde?

Hybriden Veranstaltungen gehört die Zukunft

Fazit vom 6. Expert Meeting „Emissionsüberwachung bei genehmigungsbedürftigen Anlagen“: Auch eine Corona-Pandemie kann unsere Erfolgsgeschichte nicht stoppen. Mehr als 90 Teilnehmende und nur positive Rückmeldungen. Wir geben den Teilnehmenden die Möglichkeit, sowohl die Veranstaltung als solches als auch einzelne Vorträge zu bewerten.

Noch am selben Abend erreichten mich viele Mails mit dem gleichen Wortlaut: „Tolle Veranstaltung“, „Sehr informativ“, „Rundum gelungen“. Und auch aus dem Kollegium und vom Chef kam Lob. 

Die Welt nach Corona wird sich verändern. So wichtig der persönliche Austausch ist, eine Online-Veranstaltung bietet für viele Teilnehmende Vorteile. Sie ersparen sich dadurch Reisezeit und Übernachtungskosten. Damit Gespräche in der Kaffee- und Mittagspause nicht zu kurz kommen, können auch virtuell Möglichkeiten geschaffen werden. Eine reine Online-Veranstaltung war für die Corona-Zeit die richtige Entscheidung. Der zukünftige Weg wird eine hybride Veranstaltung sein.